Jak wynająć mieszkanie? – poradnik dla wynajmującego

Czynsz z wynajmu mieszkania stanowi popularną formę dochodu pasywnego, który może regularnie i znacząco zwiększać rozporządzalny dochód rodziny. Równocześnie jednak, powierzając komuś własną nieruchomość, wynajmujący muszą liczyć się z ryzykiem ewentualnych zniszczeń w lokalu, możliwością niedotrzymywania terminów płatności lub trudnościami związanymi z przedłużającym się postępowaniem eksmisyjnym. W niniejszym poradniku rozpoczynający przygodę z najmem nieruchomości mieszkaniowych znajdą odpowiedzi na najistotniejsze pytania, w szczególności: Pod jakim kątem sprawdzić wynajmującego? Jaką formę najmu wybrać? Jak określić zakres obowiązków obu stron podczas trwania umowy najmu? 

Weryfikacja przyszłego najemcy mieszkania

Weryfikacja przyszłego najemcy przed przekazaniem mieszkania często zwiększa szansę na wykluczenie wystąpienia ewentualnych trudności podczas trwania umowy najmu. Dlatego, przed powierzeniem najemcy swojej nieruchomości warto potwierdzić jego tożsamość, na przykład poprzez otrzymanie do wglądu więcej niż jednego dokumentu tożsamości - dowodu osobistego, prawa jazdy, paszportu, legitymacji emeryta-rencisty itp.

Dane personalne z dokumentu tożsamości będą niezbędne do zawarcia umowy najmu w formie pisemnej. Ponadto, dysponując numerem PESEL, wynajmujący, za pośrednictwem bazy Krajowego Rejestru Dłużników, ma możliwość sprawdzenia czy druga strona nie zalega z różnymi opłatami. 

Dodatkowym zabezpieczeniem wynajmującego może być złożone przez przyszłego najemcę oświadczenie o miejscu zatrudnienia, formie zatrudnienia oraz deklarowanych miesięcznych dochodach. Wiarygodni i uczciwi najmujący chętnie udzielają takich informacji, rozumiejąc, że stanowi ona zabezpieczenie wynajmującego przed opóźnieniami i niewypłacalnością drugiej strony. 

Ostatecznie jednak, często szczególnie skuteczna okazuje się rozmowa z potencjalnym najemcą. Już podczas pierwszego kontaktu można pozyskać istotne informacje, w szczególności:

• o dotychczasowym miejscu zamieszkania oraz powodach jego zmiany, 
• członkach rodziny, którzy będą zamieszkiwać wynajmowane mieszkanie, 
• sytuacji życiowej oraz planach na najbliższą przyszłość.

Zawarcie umowy najmu mieszkania

Istota najmu mieszkań została uregulowana w kodeksie cywilnym oraz w ustawie o ochronie praw lokatorów. Za art. 658 kodeksu cywilnego przez umowę najmu rozumie się umowę, na podstawie której „wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz”. Przy czym, czynsz może być płacony w pieniądzu, bądź w innych świadczeniach niepieniężnych, tj. w posiadających określoną wartość materialną usługach lub towarach. 

Odpłatny charakter umowy najmu, niezależnie od ustalonego rodzaju płatności czynszu, podlega stosownemu opodatkowaniu. 

Forma umowy najmu

Aktualne prawo pozostawia wynajmującym pewną dowolność co do sposobu zawarcia umowy. Oznacza to, że w określonych przypadkach może być ona zawarta ustnie, a nawet w sposób dorozumiany, czyli poprzez niesformalizowane oddanie mieszkania do używania, w zamian za ustalenie obowiązku zapłaty czynszu. Oczywiście, najbezpieczniejszą formą, pozwalającą na zachowanie dowodowego charakteru umowy jest zawarcie jej w formie pisemnej, w tym również w formie aktu notarialnego. Decydując o sposobie zawarcia umowy należy pamiętać, że wyłącznie forma pisemna pozwala na takie sformalizowanie zasad współpracy, które ułatwi ewentualne, późniejsze egzekwowanie ich wykonania. 

Z ustawowej definicji najmu przytoczonej w poprzedniej części poradnika rozróżnia się formy najmu z uwagi na czas jego trwania:

• najem na czas oznaczony – taka forma najmu pozwala na rozplanowanie rotacji najemców, gdyż umowa zawarta na czas oznaczony nie może być rozwiązana przed upływem okresu jej trwania, za wyjątkiem sytuacji określonych w umowie; 
• najem na czas nieoznaczony – zakończenie takiej formy najmu następuje z zachowaniem właściwego terminu wypowiedzenia, zwyczajowo w wyniku złożenia wypowiedzenia przez stronę umowy.

Uwaga: Zgodnie z art. 660 kodeksu cywilnego, prawo obliguje do zawarcia umowy w formie pisemnej jedynie dla najmu na czas oznaczony, dłuższy niż 1 rok. W przypadku niezachowania formy pisemnej dla dłuższych okresów najmu, umowę rozumie się jako zawartą na czas nieoznaczony.

Najważniejsze ustalenia w umowie najmu

Zgodnie z obowiązującym prawem do minimalnych ustaleń umowy najmu należy wysokość czynszu oraz okres najmu. Prawdopodobnie jednak, późniejsza komunikacja pomiędzy stronami będzie łatwiejsza, jeżeli w umowie dookreślone zostaną zasady i wymagania dotyczące obowiązków obu stron.
W szczególności, umowa najmu powinna zawierać takie elementy jak:

• data i miejsce zawarcia umowy najmu;
• określenie stron umowy - w przypadku osób fizycznych określenia stron dokonuje się poprzez podanie imion i nazwisk, adresu zameldowania, serii i numeru dowodu tożsamości wraz z adnotacją przez kogo został wydany;
• określenie przedmiotu umowy – czyli wskazanie lokalu będącego przedmiotem umowy najmu (forma własności, lokalizacja, księga wieczysta) wraz z syntetycznym określeniem jego parametrów (powierzchnia, liczba pomieszczeń);
• określenie stanu nieruchomości oraz wyposażenia w momencie wynajmu - dowodem na stan lokalu przekazywanego może być również sporządzona dokumentacja fotograficzna stanowiąca załącznik do umowy;
• wskazanie terminu przekazania lokalu mieszkalnego;
• wskazanie okresu trwania umowy lub zapis, że umowa zawierana jest na czas nieokreślony;
• ustalenia dotyczące czynszu, w szczególności: wysokość czynszu, określenie terminu i sposobów przekazywania czynszu, np. przelewem do 15. dnia każdego miesiąca;
• ustalenia dotyczące opłat dodatkowych - za media, wywóz nieczystości i opłat eksploatacyjnych, np. określenie strony, która będzie przekazywała gestorom sieci opłaty za media, określenie wysokości zryczałtowanej opłaty za media, określenie sposobu czasookresu rozliczeń mediów, określenie wysokości opłat eksploatacyjnych, np. związanych z ochroną budynku, konserwacją dźwigów;
• określenie współlokatorów, często w umowach najmu współlokatorów wymienia się z imienia i nazwiska;
• informacje o sposobach rozwiązania sytuacji, w której najemca nie dopełni obowiązku płatności czynszu w wymaganym terminie, np. ustalenie wysokości odsetek z tytułu opóźnień, informacja o możliwości odstąpienia od umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia;
• warunki rozwiązania umowy, w zależności od formy najmu: warunki i termin zachowania okresu wypowiedzenia, sytuacje rozwiązania umowy bez zachowania ustawowego okresu wypowiedzenia;
• ustalenia dotyczące kaucji, w szczególności: wysokość kaucji, informacja o przekazaniu kaucji, warunki zwrotu kaucji;
• ustalenia stron dotyczące podnajmu, w szczególności zastrzeżenie właściciela czy wyraża zgodę na podnajem lokalu lub jego części przez najemcę;
• ustalenia dotyczące dodatkowych świadczeń wynajmującego i najemcy;
• dodatkowe uregulowania, w szczególności dotyczące zwierząt, palenia w mieszkaniu, możliwości wprowadzania zmian w aranżacji i umeblowaniu, uprawnienia najemcy do korzystania z pomieszczeń przynależnych, 
• ustalenia dotyczące zmian w umowie.

Czym jest najem okazjonalny?

Najem okazjonalny jest szczególną formą najmu, w której umowa zawierana jest w formie aktu notarialnego. W tym rodzaju stosunku najmu, najemca zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o innym lokalu mieszkalnym, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Umowa najmu okazjonalnego może zostać zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. 

Pobranie kaucji od najemcy

W procedurze wynajmu lokalu mieszkalnego kaucja stanowi pewien rodzaj gwarancji i finansowego zabezpieczenia związanego z ewentualnym niewywiązaniem się najmującego z postanowień umowy najmu (np. wcześniejszego zerwania umowy najmu, nieopłacenia czynszu) lub zniszczenia lokalu. Kaucja służy zabezpieczeniu należności za przywrócenie lokalu do stanu zastanego, na wypadek niedokonania tego przywrócenia we własnym zakresie przy okazji opróżniania mieszkania.

Jaka powinna być wysokość kaucji? Ustawa o ochronie praw lokatorów (art. 6 ust. 1) określa jedynie górną granicę wysokości kaucji i jest to dwunastokrotność miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy najmu. W praktyce wysokość kaucji ustalana jest przez wynajmującego i zależy od lokalizacji, standardu i wyposażenia lokalu mieszkalnego. Zwyczajowo przyjmuje się, że kaucja równa jest jedno lub dwumiesięcznej wysokości czynszu.

Zwrot kaucji

Zgodnie z art. 6 ust. 3 ww. ustawy „kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.”

Przekazanie mieszkania najemcy

Przekazanie lokalu mieszkalnego najemcy zostało określone w ustawie o ochronie praw lokatorów. Za art. 6c przedmiotowej ustawy: „Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.” 
Celem klarownego rozliczenia mediów warto poszerzyć treść protokołu zdawczo-odbiorczego o spis stanu liczników przed rozpoczęciem użytkowania lokalu przez najemcę.

Zakres odpowiedzialności wynajmującego i najemcy

Zakres obowiązków stron umowy najmu określa przytoczona wcześniej ustawa o ochronie praw lokatorów. Wynajmujący sektora prywatnego ma możliwość dookreślenia lub modyfikacji zakresu odpowiedzialności stron w umowie najmu. Jeżeli jednak w umowie najmu lista obowiązków nie zostanie zmieniona, to do tej konkretnej umowy stosuje się zapisy katalogu przewidzianego w prawie. 

Szczególne obowiązki wynajmującego mieszkanie wynikające z obowiązującego prawa (za art. 6a ustawy o ochronie praw lokatorów):

• zapewnienie sprawnego działania instalacji i urządzeń związanych z budynkiem;
• wymiana zużytych elementów wyposażenia lokalu przed przekazaniem lokalu najemcy;
• utrzymanie w należytym stanie, porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku, służących do wspólnego użytku mieszkańców, oraz jego otoczenia;
• dokonywanie napraw budynku, jego pomieszczeń i urządzeń oraz przywrócenie poprzedniego stanu budynku uszkodzonego, niezależnie od przyczyn, z tym że najemcę obciąża obowiązek pokrycia strat powstałych z jego winy;
• dokonywanie napraw lokalu, napraw lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego w zakresie nieobciążającym najemcy, a zwłaszcza: napraw i wymiany wewnętrznych instalacji: wodociągowej, gazowej i ciepłej wody, wewnętrznej instalacji kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania wraz z grzejnikami, instalacji elektrycznej, anteny zbiorczej, pieców grzewczych, stolarki okiennej i drzwiowej oraz podłóg, posadzek i wykładzin podłogowych, a także tynków.

Szczególne obowiązki najemcy wynikające z obowiązującego prawa (za art. 6b ustawy o ochronie praw lokatorów):

• terminowe realizowanie opłat z tytułu najmu i mediów;
• utrzymanie lokalu oraz pomieszczeń we właściwym stanie technicznym i higieniczno-sanitarnym oraz przestrzeganie porządku domowego;
• ochrona przed dewastacją i zniszczeniem części wspólnych budynku (dźwigi, klatki schodowe, korytarze, pomieszczenia zsypów, inne pomieszczenia gospodarcze oraz otoczenie);
• naprawa i konserwacja m. in. podłóg, posadzek, wykładzin podłogowych oraz ściennych okładzin ceramicznych, szklanych i innych, okien i drzwi, wbudowanych mebli, trzonów kuchennych, kuchni i grzejników wody przepływowej, podgrzewaczy wody, armatury łazienkowej i kuchennej, urządzeń sanitarnych wraz z przewodami odpływowymi, osprzętu i zabezpieczeń instalacji elektrycznej, pieców, malowanie lub tapetowanie oraz naprawa uszkodzeń tynków ścian i sufitów, malowanie drzwi i okien, wbudowanych mebli, urządzeń kuchennych, sanitarnych i grzewczych.

Jak wynająć mieszkanie ? - podsumowanie

W zależności od sposobu i formy najmu, interesy wynajmującego oraz najemcy chronione są w różnym stopniu. Aby uniknąć ewentualnych problemów podczas trwania umowy najmu warto wcześniej sprawdzić najemcę oraz wspólnie omówić wszelkie warunki, które będą stanowiły podstawę współpracy.