Jakie dokumenty są potrzebne przy sprzedaży mieszkania?

Sprzedając mieszkanie, należy liczyć się z tym, że konieczne będzie załatwienie licznych formalności. Do zapoznania się z procedurą sprzedaży dobrze jest przystąpić jeszcze przed rozpoczęciem oferowania nieruchomości w serwisach aukcyjnych. Pomoże to w dokonaniu sprawnej transakcji na wypadek, kiedy znajdzie się konkretny kontrahent dysponujący gotówką na zakup nieruchomości. 

Sprzedaż nieruchomości - niezbędne dokumenty

Chcąc rozpocząć procedurę sprzedaży nieruchomości, należy przygotować dokumenty niezbędne notariuszowi do przygotowania umowy. Bez ich skompletowania nie da się rozpocząć finalizowania transakcji. Do sporządzenia umowy notarialnej sprzedaży nieruchomości, sprzedający może być poproszony o przekazanie w takich dokumentów jak:

• numer księgi wieczystej lokalu mieszkalnego;
• tytuł prawny do nieruchomości w formie aktu notarialnego (umowa sprzedaży, ustanowienia odrębnej własności lokalu, darowizny, poświadczenie dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu o nabyciu spadku, zaświadczenie dotyczące uregulowania podatku od spadków i darowizn lub braku należności takiego podatku); 
• zaświadczenie o meldunkach stanowiące potwierdzenie, że w nieruchomości będącej przedmiotem transakcji nikt nie jest zameldowany (aktualne, dostarczone najpóźniej w dniu podpisania aktu notarialnego);
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach czynszowych, wydawane przez spółdzielnię lub wspólnotę mieszkaniową;
• zaświadczenie określające, czy nieruchomość znajduje się w obszarze rewitalizacji – jeżeli tak wiąże się to z prawem pierwokupu na rzecz miasta lub gminy;
• zaświadczenie o braku zaległości w zapłacie podatku od nieruchomości lub opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntu; 
• a w przypadku mieszkania obciążonego kredytem również: zaświadczenia z banku dotyczącego warunków i możliwości spłaty kredytu, zawierające informację o pozostałej kwocie spłaty wraz z prowizją za wcześniejszą spłatę, numer rachunku technicznego do spłaty kredytu, zgoda na wcześniejszą spłatę zadłużenia, informacja o nie zawieraniu z bankiem umów na podstawienie wierzytelności – więcej o sprzedaży mieszkania obciążonego kredytem można przeczytać w odrębnym artykule.

Czy zdarzają się wyjątkowe sytuacje, w których wymagane są dodatkowe dokumenty?

Jeśli niezbędne do sprzedaży mieszkania dokumenty zostaną dostarczone, notariusz musi stwierdzić ich prawidłowość, aby umowa była ważna oraz aby transakcja przebiegła pomyślnie. 

Czasem zdarza się, że po dostarczeniu niezbędnych dokumentów wynikają dodatkowe, czasem niespodziewane okoliczności. Wówczas notariusz zwraca się o dostarczenie dodatkowych dokumentów lub informacji i oświadczeń. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku gdy w księdze wieczystej wystąpił błąd, np. w imieniu czy też nazwisku stron, dane w księdze wieczystej nie są aktualne (np. wniknęła zmiana nazwiska po ślubie). Wówczas konieczne jest dostarczenie odpisu aktu stanu cywilnego. Może się także zdarzyć, że ulica, przy której usytuowane jest mieszkanie, zmieniła swoją nazwę. Konieczne w takiej sytuacji jest oznaczenie mieszkania w księdze wieczystej na podstawie aktualnego wypisu z rejestru gruntów dla danej nieruchomości.

Sprzedaż mieszkania – dokumenty ze spółdzielni

W przypadku, gdy sprzedający dysponuje spółdzielczym-własnościowym prawem do lokalu sprawa nieco się komplikuje. W tym wypadku trzeba przedłożyć zaświadczenie ze spółdzielni, które potwierdza nabycie mieszkania. W przypadku takiego zaświadczenia dokumenty przeważnie muszą być podpisane przez kilku członków zarządu, a to w często spowalnia cały proces. Otrzymanie stosownego dokumentu od zarządu spółdzielni może przedłużyć się nawet do 30 dni, więc dobrze jest odpowiednio wcześniej zainteresować się tym, kto w zarządzie spółdzielni jest odpowiedzialny za wystawianie takich dokumentów oraz w jakim terminie można to załatwić. Podobnej procedury wymaga pozyskanie dokumentów zaświadczających o niezaleganiu z opłatami. 

Nie każdy lokal ze spółdzielczym-własnościowym prawem do lokalu posiada założoną księgę wieczystą. W takich przypadkach absolutnie niezbędne jest zaświadczenie ze spółdzielni potwierdzające przysługujące spółdzielczo-własnościowe prawo do lokalu. To również jest kluczowy dokument, którego będzie potrzebował notariusz.

Dokumenty potrzebne do sprzedaży mieszkania po spadku

Sytuacja ma się nieco inaczej, gdy właściciel nabył mieszkanie w drodze otrzymania spadku lub darowizny. Dokumenty do sprzedaży mieszkania po spadku należy wtedy uzupełnić o dokument potwierdzający nabycie nieruchomości przez poprzedniego właściciela. Nie w każdej sytuacji jest to wymagane, ale trzeba liczyć się z tym, że notariusz poprosi o przedstawienie takich dokumentów.

Takie zaświadczenia warto skompletować tuż po otrzymaniu spadku. Brak wymaganych dokumentów podczas sprzedaży mieszkania może znacząco wydłużyć proces sprzedaży mieszkania. W skrajnym przypadku będzie trzeba dochodzić swojego prawa własności przed sądem. 

Ponadto, należy dostarczyć do kancelarii notarialnej stosowny dokument z właściwego urzędu skarbowego, potwierdzający, że właściciel mieszkania odprowadził podatek od nabycia nieruchomości. Jeśli osoba przepisująca mieszkanie w testamencie była krewną bliskiego stopnia, podatku odprowadzać nie należy, jednak w takich sytuacjach trzeba uzyskać zaświadczenie o zwolnieniu z konieczności odprowadzenia podatku. W dobie rosnącej popularności komunikacji elektronicznej w kontaktach z urzędami, stosowne wnioski mogą w większości być składane z wykorzystaniem profilu zaufanego (dostępny dla klientów z dostępem elektronicznym do konta w większości banków w Polsce).

Sprzedaż mieszkania za pośrednictwem agencji - dokumenty

Opłaty za korzystanie z usług agencji nieruchomości skutecznie odstraszają część sprzedających od korzystania z ich usług. Jeśli już sprzedający decyduje się na sprzedaż mieszkania za pośrednictwem agencji nieruchomości, odpowiednie dokumenty powinien przygotować już przy pierwszej wizycie w biurze. Może zdarzyć się, że sam opis nieruchomości nie wystarczy pośrednikowi.

Niezbędne dokumenty to w szczególności:

• tytuł prawny do lokalu,  
• numer księgi wieczystej i odpis z księgi, 
• rozkład mieszkania, 
• zaświadczenie o opłaconym czynszu. 

Istotne jest także umówienie się na oględziny, aby pośrednik mógł zrobić zdjęcia i zamieścić ogłoszenie w bazie. Warto także pamiętać o tym, aby poinformować pośrednika o stanie faktycznym mieszkania, dyspozycyjności w zakresie mediów oraz innych aspektach dotyczących nieruchomości na tyle skrupulatnie na ile to możliwe. 

Umowa przedwstępna sprzedaży mieszkania - czy warto?

Wiele osób sprzedających mieszkania, decyduje się przed sprzedażą na podpisanie stosownego dokumentu gwarancyjnego. Umowa przedwstępna sprzedaży mieszkania jest potwierdzeniem chęci sprzedaży przez właściciela oraz nabycia przez kupującego. Taka umowa niesie korzyści dla obu stron, ponieważ rezerwuje lokal, który w tym czasie nie może być sprzedany żadnej innej osobie. Oczywiście sprzedający może wymagać także wpłaty zadatku lub zaliczki od kupującego.

Warto pamiętać o tym, że taka umowa nie wymaga obecności notariusza, jednak w świetle prawa jest wiążąca. Do jej rozwiązania niezbędny jest stosowny dokument, a wszystkie zmiany należy zapisywać w formie aneksów. Szczegółowo kwestię umów przedwstępnych omówiono w odrębnym artykule. 

Umowa sprzedaży mieszkania - co powinna zawierać?

Umowa sprzedaży mieszkania, w odróżnieniu od umowy przedwstępnej, wymaga obecności oraz potwierdzenia notarialnego. Skutki prawne jej niedotrzymania są o wiele bardziej dotkliwe. Umowa sprzedaży mieszkania powinna zawierać w szczególności:
dane osobowe kupującego oraz sprzedającego;

• miejsce oraz datę zawarcia tej umowy;
• dokładny opis przedmiotu transakcji (adres, stan prawny, cena, numer księgi wieczystej, informacje o komórce czy garażu oraz o tym, czy mieszkanie sprzedawane jest z kredytem);
• sposób płatności;
• wniosek o zmianę danych w księdze wieczystej;
• klauzulę o poddaniu się przez kupującego egzekucji z ramienia aktu notarialnego, 
• informacje o wyposażeniu;
•  
• oświadczenie sprzedającego, że nieruchomość nie jest obciążona i nie znajduje się w posiadaniu osób trzecich;
• dodatkowe informacje, np. o remoncie czy użytkowaniu garażu przez sprzedającego przez określony czas. 

Należy także pamiętać o klauzulach niedopuszczalnych w umowie sprzedaży. Powinien zwrócić na nie uwagę notariusz.

Sprzedaż mieszkania – ostatnie dokumenty i finalizacja transakcji

Po dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów do notariusza i podpisaniu umowy można sfinalizować transakcję sprzedaży mieszkania. Następuje to w terminie, który wcześniej określa się w umowie, jednak dopiero po otrzymaniu całości kwoty, za jaką mieszkanie zostało zbyte. Jeśli wcześniej podpisana została umowa przedwstępna i wpłacona została zaliczka albo zadatek, należy poczekać ze sfinalizowaniem umowy notarialnej do momentu, w którym nabywca rozliczy się z całości zobowiązań ustalonych w umowie.

Podczas finalizowania sprzedaży podpisuje się według określonego wzoru protokół zdawczo-odbiorczy i przekazuje klucze. Jest to ostatni dokument podpisywany podczas sprzedaży mieszkania. Następnie pozostaje jeszcze kwestia uregulowania zobowiązań wobec urzędu skarbowego.

Sprzedaż mieszkania – jakie dokumenty dostarczyć do urzędu skarbowego

Przychód uzyskany ze sprzedaży nieruchomości należy wykazać w oświadczeniu podatkowym za bieżący rok podatkowy. Służy do tego formularz PIT-39, w którym należy wykazać przychód i odprowadzić od tego 19% podatku od wzbogacenia. Nie odprowadza się jednak podatku od pełnej kwoty sprzedaży, a od dochodu, czyli różnicy pomiędzy kwotą sprzedaży, a kwotą nabycia. Odliczeniu podlegają również koszty nabycia nieruchomości oraz wydatki na prace remontowe, które spowodowały wzrost wartości nieruchomości w czasie. Danina dla Państwa nie obowiązuje osób, które sprzedają mieszkanie w czasie dłuższym niż pięć lat podatkowych od jego nabycia. Podstawą odliczeń są również wydatki na inne cele mieszkaniowe. Przed rozpoczęciem procedury sprzedaży nieruchomości zachęcamy do zapoznania się z zagadnieniami podatkowymi opisanymi w tym artykule. 

Z jakimi kosztami wiąże się sprzedaż mieszkania?

Przy zawieraniu umowy sprzedaży mieszkania, musimy liczyć się z obowiązkiem zapłaty:

• wynagrodzenia notariusza - regulowane jest ono Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, jest ono zależne od wartości danego mieszkania;
• podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 2% wartości danego mieszkania;
• podatku dochodowego; 
• opłat sądowych za dokonanie wpisów w księdze wieczystej prowadzonej dla mieszkania;
• rzeczoznawcy – w przypadku jego zatrudnienia do określenia wartości nieruchomości,
• pośrednika w obrocie nieruchomościami – w przypadku jego zatrudnienia do przeprowadzenia transakcji;
• firmy sprzątającej lub firmy oferującej usługi w zakresie wyprowadzki. 

Jak nie dać się oszukać, sprzedając mieszkanie?

Jeżeli osoba kupująca okaże się nieuczciwa, może dojść do sytuacji, w której nie otrzymamy należnej zapłaty. W celu zabezpieczenia się, warto podpisać umowę przedwstępną, bądź wziąć od kupującego zadatek lub zaliczkę. Przedwstępna umowa sprzedaży mieszkania stanowi zobowiązanie obu stron do zawarcia umowy sprzedaży na warunkach i w terminie wskazanym w tej umowie. Nie musimy wówczas martwić się, że kupujący po prostu zrezygnuje z kupna mieszkania. Przyjmuje się, że zaliczka jest formą podzielenia ceny sprzedaży, a zadatek pełni funkcję gwarancyjną. Jeśli kupujący złamie postanowienia umowy, nie odzyska zadatku. W przypadku niewywiązania się z ustaleń umowy przedwstępnej przez sprzedającego, ciąży na nim obowiązek zwrotu zadatku w jego podwójnej wysokości. Nad zawarciem umowy przedwstępnej warto pomyśleć w szczególności przy sprzedaży mieszkania obciążonego kredytem lub jeżeli kupujący finansuje zakup nieruchomości z udziałem środków bankowych. Zachęcamy do przeczytania artykułu: „Zadatek a zaliczka w transakcji na rynku nieruchomości mieszkaniowych”